Hogyan készítse el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?

Bármely gazdasági szereplő benyújthatja ajánlatát az eljárást megindító hirdetményben/tervpályázati hirdetményben feltüntetett, Funding & Tenders portálhoz tartozó linken keresztül.

A Funding and Tenders portálon kattintson az „Access submission” (Beadvány megtekintése) gombra, amely átirányítja Önt az eSubmission portálra, feltéve, hogy bejelentkezett EU Login-fiókjával.  

Első lépésként el kell olvasnia és el kell fogadnia a weboldal használatára vonatkozó feltételeket, majd meg kell erősítenie, hogy elolvasta és megértette az F&T portál adatvédelmi nyilatkozatát és a közbeszerzések odaítélésére és kezelésére vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatot.

Az alkalmazásban kattintson az „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd a gyorskalauz A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon című szakaszát).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Submission documents” (Beadványok) gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.  

Benyújtási lehetőségek  

Új ajánlat létrehozásakor a következő információkat kell megadnia:

• milyen formában kívánja beadni ajánlatát: önálló vagy közös beadványként,
• a beadványban szerepelnek-e alvállalkozók is,
• milyen nyelvű a beadvány.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Next” (Tovább) gombra.

Felek

Ebben a lépésben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők). Kattintson a „New Party” (Új gazdasági szereplő) gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoport vezetője vagy csoport tagja (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).

Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-kóddal (résztvevői azonosító kód) kell azonosítani.  A „Search organisation” (Szervezet keresése) mező segítségével ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-kóddal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Két keresési opció van:  My organisations (Saját szervezetek), illetve Other organisations (Egyéb szervezetek).

Saját szervezetek:  A legördülő menüre kattintva megjelenítheti azon szervezetek listáját, amelyeket a bejelentkezett felhasználó a korábbi beadványokban megadott, vagy amelyek tekintetében szerepkört  rendeltek hozzá (pl. szervezet regisztrálását elvégző személy, JKK vagy számlakezelő). Ezek ugyanazok a szervezetek, amelyeket a felhasználók az F&T portál bal oldali menüjében a „Saját szervezetek” fül alatt láthatnak, miután bejelentkeztek EU Login-fiókjukkal.

Egyéb szervezetek: A résztvevői nyilvántartásban regisztrált szervezetek között szervezetnév vagy PIC-kód (résztvevői azonosító kód) alapján kereshet.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon. A szervezet regisztrálását követően visszaléphet az eSubmission alkalmazásba, és a két keresési opció egyikével kiválaszthatja az újonnan létrehozott PIC-kódot.

Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-kódhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:

• a fő résztvevő vagy csoport vezetője esetében:
• Kapcsolattartó (név és e-mail-cím)
• IBAN-szám/bankszámlaszám
  Ha a bankszámla IBAN-kóddal rendelkezik, jelölje be az „IBAN” jelölőnégyzetet, és az eSubmission alkalmazás ellenőrzi, hogy az IBAN-kód érvényes bankszámlát jelöl-e.

• valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat az „Attachments” (Mellékletek) részben.

A „Kapcsolattartó” szakaszban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt kapcsolattartóként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact [PCoCo]) szerepkört, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor kapcsolattartó” (Coordinator Contact [CoCo]) szerepkört társítja. 

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

Az egyes résztvevők „Attachments” (Mellékletek) szakaszában feltöltheti az adott résztvevőtől az ajánlatkérő szerv által az ajánlattal együtt kért dokumentumokat. Ellenőrizze a kiírási feltételekben, hogy mely résztvevők esetében mely dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Done” (Kész) gombra. 

A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Részek

Amennyiben több részből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a rész(eke)t, amely(ek)re ajánlatot kíván benyújtani, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat adatai

Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb összegű ajánlat módszerének alkalmazása esetén: használjon a képernyőn látható mintáéval megegyező formátumot), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.

Ha megerősíti, hogy ajánlata nem felel meg a minimális követelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés megerősítését és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Save” (Mentés) gombra kattintott, feltöltheti a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő a kiírási feltételekben előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként egynél több fájlt is feltölthet.

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Next” (Tovább) gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Benyújtási jelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványához. A jelentést (az ajánlat benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha a „Yes” (Igen) gombra kattintva megerősíti a benyújtást, ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására .

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.

Ha a benyújtási határidőig kevesebb mint egy nap van hátra, az eSubmission alkalmazás a határidőig hátralévő órákat/perceket jeleníti meg. 

A Bizottság e-mail-értesítést küld az ajánlatban megjelölt kapcsolattartó személy (PCoCo) e-mail-címére, valamint az ajánlat benyújtásához használt EU Login-fiókhoz (CoCo) kapcsolódó e-mail-címre (amennyiben az előzőtől eltér). Az e-mail-értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a benyújtási igazolás is megtalálható.

Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-kódok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A Funding & Tenders portálon a saját felületének eléréséhez kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található „Sign in” (Bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A beadványok megtekintése

A bal oldalon található „My Area” (Saját felületem) menüpont alatt a PCoCo/CoCo a „Procurement centre / Submissions” (Közbeszerzési központ / Beadványok) szakaszban tekintheti meg a beadványokat.

A beadványok listájától jobbra egy keresőmezőt is talál.

„Submissions” (Beadványok)  szakasz 

A PCoCo/CoCo minden egyes beadvány esetében megtekintheti az eljárás hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, az utolsó művelet dátumát és a benyújtás státuszát (tervezet, benyújtott, visszavont, törölt), a határidőt, hogy mely részre vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és az eljárás típusát.

A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja a  menügombot (három pont) , amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (Tervezet) állapotú beadványok esetében:

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés):  az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés): a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.

A „Submitted” (Benyújtva) státuszú beadványok esetében:

• Benyújtási igazolás megtekintése: megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges): adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.

A „Withdrawn” (Visszavont) státuszú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (Törölve) státuszú beadványok esetében:

A „Deleted” (Törölve) státuszú ajánlatok esetében nincsenek elvégezhető műveletek. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni.