Cum să vă pregătiți oferta în eSubmission

Orice operator economic poate depune o ofertă utilizând linkul pentru Portalul de finanțare și licitații indicat în anunțul de participare.

Odată ce ați intrat pe Portalul de finanțare și licitații, trebuie să faceți clic pe Acces la dosar: veți fi redirecționat către portalul eSubmission, cu condiția să vă conectați cu contul dumneavoastră EU Login. 

În primul rând, trebuie să citiți și să acceptați Termeni și condiții și să confirmați că ați citit și înțeles Declarația de confidențialitate a Portalului de finanțare și licitații și Declarație de confidențialitate pentru atribuirea și gestionarea achizițiilor publice.

În eSubmission, faceți clic pe Dosar nou sau pe Reluați completarea proiectului de dosar. Dosarul poate fi reluat și din Portalul de finanțare și licitații (pentru mai multe informații, consultați secțiunea Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații din prezentul ghid.

Navigarea în eSubmission

Atunci când creați dosarul, veți vedea o bară de progres în partea de sus a ecranului. Această bară arată toate etapele pe care trebuie să le parcurgeți înainte de a depune oferta. De asemenea, puteți vedea în ce etapă vă aflați.

Pe toată durata procesului de depunere, puteți vedea ce documente au fost încărcate făcând clic pe butonul Documentele din dosar aflat în partea stângă a ecranului.    

Modalități de depunere   

Când creați un dosar nou, vi se va cere să indicați:

• cum veți depune oferta: Dosar individual sau Dosar de grup.
• dacă dosarul va implica subcontractare,
• în ce limbă va fi pregătit dosarul.

După ce ați selectat opțiunile, faceți clic pe butonul Înainte aflat în partea de jos a paginii.

Părți

În această secțiune trebuie să identificați organizațiile participante în dosarul dumneavoastră (participanții). Faceți clic pe Parte nouă și selectați tipul de participant: participant principal (în cazul unui dosar individual), lider de grup sau membru al grupului (în cazul unui dosar de grup), subcontractant (dacă există).

Toți participanții, cu excepția subcontractanților, trebuie să fie identificați printr-un cod de identificare a participantului (PIC).  Pentru a verifica dacă entitatea are deja un PIC (adică dacă este deja înscrisă în Registrul participanților), utilizați câmpul Căutare organizație. Există două opțiuni de căutare:  Organizațiile mele sau alte organizații .

]

Organizațiile mele  Faceți clic pe butonul derulant pentru a afișa lista organizațiilor pe care utilizatorul conectat le-a utilizat în transmiterile anterioare sau pentru care i s-a atribuit un rol (de exemplu, entitate care se autoînregistrează, LEAR sau administrator de cont). Acestea sunt aceleași organizații pe care utilizatorii le pot vedea la rubrica „Organizațiile mele” din meniul din partea stângă a Portalului pentru oportunități de finanțare și licitații după ce se conectează cu contul lor EU Login.

Alte organizații: Puteți căuta organizațiile înregistrate Registrul participanților introducând denumirea organizației sau PIC (codul de identificare al participantului).

Dacă nu primiți niciun rezultat, organizația trebuie să înregistrați-vă pentru a obține un PIC. După ce organizația dumneavoastră este înregistrată, puteți reveni la eSubmission și puteți selecta PIC nou creat utilizând una dintre cele două opțiuni de căutare.

Datele asociate PIC-ului în Registrul participanților vor apărea pe ecran și vi se va cere să furnizați următoarele date/documente obligatorii:

• pentru participantul principal sau liderul de grup:
• persoana de contact (nume și adresă de e-mail)
• numărul contului bancar/IBAN;
   Dacă contul bancar are cod IBAN, trebuie să bifați căsuța „IBAN”, iar eSubmission va verifica dacă contul bancar IBAN este valabil.

• pentru toți participanții: declarația pe propria răspundere (completată corespunzător și semnată), în secțiunea Fișiere atașate.

În secțiunea „Persoană de contact”, utilizatorul se poate desemna pe sine însuși ca persoană de contact pentru depunerea ofertei (numele este deja completat) sau poate desemna pe altcineva. Persoanei de contact i se atribuie rolul de Contact coordonator principal (PCoCo, de la Primary Coordinator Contact) în cadrul Portalului de finanțare și licitații, iar utilizatorului care depune oferta (dacă este diferit de persoana de contact) i se atribuie rolul de Contact coordonator (CoCo, de la Coordinator Contact). 

Dacă PCoCo nu are cont EU Login, va fi creat automat un cont EU Login temporar, pe baza adresei de e-mail a persoanei de contact, iar persoana va fi invitată prin e-mail să finalizeze înregistrarea în EU Login. Invitația va fi un mesaj automat transmis de sistem, fără nicio trimitere la procedură.

Folosiți secțiunea Fișiere atașate a fiecărui participant pentru a încărca documentele participantului, solicitate de autoritatea contractantă împreună cu oferta. Verificați caietul de sarcini pentru a vedea ce documente trebuie incluse în dosar pentru fiecare participant.

Când ați terminat, faceți clic pe butonul Gata (Done). 

Faceți clic pe butonul Înainte pentru a trece la etapa următoare.

Loturi

În cazul unei proceduri cu mai multe loturi, selectați lotul (loturile) pentru care ați dori să depuneți o ofertă și apoi faceți clic pe butonul Înainte.

Datele despre ofertă

În această secțiune trebuie să introduceți valoarea ofertei dumneavoastră (numai în cazul metodei de atribuire „costul cel mai scăzut și prețul cel mai scăzut” – asigurați-vă că utilizați același format ca în exemplul de pe ecran) și/sau că precizați dacă oferta dumneavoastră respectă sau nu cerințele minime specificate în documentele achiziției.

Dacă menționați că oferta dumneavoastră nu respectă cerințele minime, vi se va cere să furnizați o explicație într-o casetă de text dedicată. Confirmarea conformității sau a neconformității și explicația în caz de neconformitate se vor reflecta în raportul privind dosarul.

După ce faceți clic pe butonul Salvați, puteți încărca oferta financiară și, dacă autoritatea contractantă o solicită în caietul de sarcini, oferta tehnică. Puteți încărca mai multe fișiere ca ofertă tehnică/financiară.

De îndată ce considerați că datele ofertei sunt corecte și că dosarul este complet, faceți clic pe butonul Înainte. Butonul va fi activ doar dacă au fost furnizate toate datele și toate documentele obligatorii.

Raportul privind dosarul

Raportul privind dosarul este generat de sistem și face parte din dosar. Raportul enumeră toate documentele incluse în dosar.

eSubmission generează automat raportul privind dosarul și îl adaugă la dosarul dumneavoastră. Puteți consulta raportul privind dosarul pe ecran sau îl puteți descărca pentru a-l păstra în evidențele proprii (înainte de a depune oferta). Nu este nevoie să semnați și să încărcați raportul semnat în eSubmission.

Dacă, după vizualizarea raportului privind dosarul, considerați că dosarul este complet și gata de depunere, faceți clic pe Înainte pentru a continua.

Depuneți oferta

Când sunteți gata să transmiteți oferta, faceți clic pe Trimiteți. Sistemul va afișa un mesaj pentru a vă întreba dacă doriți să confirmați operațiunea.

Faceți clic pe Da dacă doriți să confirmați; în acest caz, nu veți mai putea modifica acest dosar.

Menționăm că sistemul nu vă va permite să depuneți dosarul dacă a fost atins termenul-limită pentru primirea dosarelor.

Atunci când se lasă mai puțin de o zi până la termenul-limită de depunere, eSubmission indică numărul de ore/minute rămase până la termenul-limită. 

Vom trimite o notificare prin e-mail la adresa de e-mail a persoanei de contact indicate în ofertă (PCoCo) și, dacă este diferită, la adresa de e-mail asociată contului EU Login utilizat pentru depunerea ofertei (CoCo). Această notificare prin e-mail conține un link spre Portalul pentru oportunități de finanțare și licitații, unde puteți găsi confirmarea de primire.

Rețineți că titularii PIC-ului utilizat în dosar vor fi informați.

Gestionarea dosarelor pe Portalul de finanțare și licitații

Pentru a vă accesa spațiul privat de pe Portalul de finanțare și licitații, autentificați-vă folosind butonul Conectare de pe Portalul de finanțare și licitații și introducându-vă numele de utilizator și parola EU Login.

Vizualizarea dosarelor

În secțiunea Spațiul meu din stânga, PCoCo/CoCo va găsi dosarele în secțiunea Centrul de achiziții publice/Submission.

De asemenea, există un câmp de căutare în partea dreaptă a ecranului, deasupra listei dosarelor.

Secțiunea „Trimiteri” 

Pentru fiecare dosar, utilizatorii cu rol de PCoCo/CoCo pot vedea numărul de referință al procedurii, numărul de identificare al dosarului, data ultimei acțiuni efectuate, stadiul depunerii (proiect, depus, retras, șters), termenul-limită, lotul (dacă este cazul), titlul procedurii și tipul de procedură.

Butonul de meniu (trei puncte) din dreapta fiecărui dosar (cu excepția cazului în care dosarul a fost șters) permite PCoCo/CoCo să efectueze diferite acțiuni, în funcție de statutul dosarului.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Proiect:

• Editați: eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Acum puteți să vă editați dosarul în eSubmission.
• Vizualizați:  eSubmission deschide ecranul la care vă aflați când ați ieșit din aplicație. Nu puteți edita dosarul, deoarece îl vizualizați în modul care permite numai citirea. 
• Ștergeți: proiectul de dosar va fi șters de pe Portalul de finanțare și licitații.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Depus:

• Vizualizați confirmarea de primire: se afișează confirmarea de primire a dosarului.
• Retrageți (acțiune disponibilă doar până la termenul-limită pentru depunere): precizați motivul pentru care doriți să retrageți dosarul și confirmați făcând clic pe butonul Retrageți. După ce ați retras un dosar, nu îl mai puteți vizualiza, edita sau depune din nou.

În cazul dosarelor aflate în stadiul Retras:

• Vizualizați confirmarea de retragere: se afișează confirmarea retragerii.

în cazul dosarelor aflate în stadiul Șters:

Nu există acțiuni disponibile pentru ofertele cu statutul Șters. După ștergere, proiectul de dosar nu mai poate fi recuperat de către ofertant.